De informatie, opgesloten in papieren en/of electronische documenten bepaalt de schatkist van de organisatie.De meeste documenten zijn dus van enorm belang en bepalen de processen binnen de bedrijfsmuren.In een conventionele omgeving wordt hedentendage veel tijd besteed aan het zoeken naar deze documenten, het is een onderdeel van het werk geworden.Gemiddeld wordt per werknemer per dag ongeveer een uur naar documenten gezocht.Met behulp van een DMS (Document Management Systeem),worden de documenten centraal op het netwerk opgeslagen en zijn bereikbaar middels een zoekactie op een database.Door deze centralisatie wordt er enorm in tijd bespaard.

De voordelen van een Document Management Systeem zijn:

1. besparing in kosten
2. hogere kwaliteit
3. informatie is centraal opvraagbaar
4. beheer centraal
5. serviceverlening extern en intern naar een hoger niveau